Expertise rédactionnelle : les étapes d’un projet de rédaction de compte rendu
La prestation de réalisation d’un procès-verbal ou d’un compte rendu est bien sûr le fruit du travail d’un rédacteur, mais… pas uniquement ! C’est un processus qui, du moins chez Résumémo, suit des étapes bien cadrées avant, pendant et après l’écriture. Un travail d’équipe qui permet d’assurer la livraison, dans les délais voulus, d’un travail de qualité et répondant à la demande du client, qu’il soit organisateur de réunions de CSE et de CSSCT, de comité social et de FSSCT ou d’autres instances paritaires, qu’il soit responsable d’assemblées territoriales ou qu’il soit chargé d’événements (colloques, séminaires, rencontres…)
En amont de la rédaction : la mise en production
Au sein de l’agence, chaque client a un chargé de production dédié. C’est lui qui, d’abord, enregistre les dates de réunion communiquées par le client et les intègre dans le planning du rédacteur en charge de la transcription. Il met au point avec le client la liste des supports d’information que celui-ci, en plus du ou des fichiers audio, est en mesure de fournir, et prend note des accès réservés à ouvrir sur l’espace partagé.
À la date attendue, le chargé de production vérifie la réception des fichiers sur la plateforme et à défaut, relance le client, puisque le rédacteur attend pour démarrer la transcription inscrite à son planning. Dès que les éléments sont sur l’espace partagé, le chargé de production s’assure de la complétude des supports fournis et vérifie la qualité et la maniabilité des fichiers audio, si nécessaire, en améliorant la qualité du son – dans la mesure où c’est possible – et en allégeant leur poids par conversion du format ou fragmentation des fichiers, pour les rendre exploitables par le rédacteur. Les nouveaux supports audio sont chargés sur l’espace partagé.
Une fiche de mission est ensuite dressée à l’intention du rédacteur, précisant le type de réunion, la date, la durée de la réunion (avec indication des time codes des plages audio utiles), le style de rédaction demandé, la date de livraison du PV attendue et les requêtes particulières du client, le cas échéant. Le chargé de production crée enfin une trame de document à l’intention du rédacteur, si celui-ci ne dispose pas de modèle, et lui ouvre l’accès aux fichiers de la réunion sur l’espace partagé.
Pendant la rédaction
Le rédacteur reçoit sa fiche de mission, accède au dossier de la réunion sur la plateforme, télécharge les éléments dans un dossier propre à la réunion. Il peut disposer d’un dossier « outils » en lien avec le client, qui comporte des éléments génériques collectés lors de ses précédentes transcriptions (organigrammes, par exemple), ou créés et enrichis par lui-même au fil des missions accomplies pour le client (lexique, éléments de jargon spécifiques du domaine d’activité ou de l’entité organisatrice de la réunion…)
Dans la trame du compte rendu, il actualise les éléments propres à la réunion (date, liste de présence, ordre du jour), dans l’idéal, d’après les documents fournis par le client ou à défaut, d’après l’audio, si l’appel est fait et l’ordre du jour annoncé.
Le travail de rédaction proprement dit commence alors à partir de l’écoute de l’enregistrement. Ce faisant, le rédacteur intègre plusieurs données. Il veille à respecter les consignes de mise en forme du client (police de caractère, style de police) ou les exceptions orthotypographiques expressément demandées par celui-ci. Il transcrit dans le style de rédaction commandé : intégral, révisé, synthétique… Dans les conditions optimales, les intervenants sont présentés lors de leurs prises de parole ou au moins lors d’un tour de table introductif. Le rédacteur, s’il le peut, se donne les moyens de les reconnaître par la suite en notant par exemple les particularités d’expression et les timbres de voix. Mais identifier les personnes qui ne sont pas présentées est aléatoire et chronophage ! Le rédacteur écrit en consultant sur un deuxième écran les éventuels supports d’information qui sont commentés par les orateurs, s’il en dispose, comme s’il assistait lui-même à la réunion. À ceci près qu’à tout moment, il peut interrompre l’écoute et revenir en arrière si nécessaire en cas de doute d’interprétation ou de mauvaise sonorisation.
Au fil de sa transcription, il reformule les propos s’il en est besoin, supprime les redondances, résume ou synthétise, selon la prestation demandée, procède aux vérifications et aux recherches documentaires (orthographe de noms propres, sigles, termes techniques), insère des commentaires avec indication du time code lorsqu’il a des interrogations ou lorsqu’un propos ou un passage est inaudible.
En fin de rédaction, il procède à la relecture de son texte et aux corrections, met à jour la table des matières, s’il y en a une, et transmet le compte rendu ou le procès-verbal à l’équipe de production.
En aval de la rédaction : le contrôle et la livraison
Le chargé de production du client procède à la finalisation du PV qui a été rédigé. Il double la recherche du rédacteur sur les passages que celui-ci a surlignés et commentés. Si le doute n’est pas levé, le commentaire est maintenu à l’intention du client. Le chargé de production vérifie la mise en forme et s’assure de la conformité du livrable à la commande du client. Il dépose ensuite le compte rendu ou le procès-verbal sur l’espace partagé, et avise le client de sa mise à disposition.
Chez Résumémo, dans un souci d’amélioration constante, nous sommes très attentifs aux retours des clients sur les documents livrés. La simple restitution ultérieure d’un document corrigé par le client permet souvent de lever des interrogations qui se répètent d’une réunion à l’autre faute de réponse. Nous pouvons aussi conseiller nos clients sur les conditions d’enregistrement pour améliorer la qualité du son et alléger les fichiers audio, donc accélérer leur chargement sur l’espace partagé. Nous ne renonçons jamais à l’espoir de faire (encore) mieux la prochaine fois !
