Notre savoir-faire pour vos procès-verbaux

 
 
  • 1 - Choix de la prestation

     

    > L'enregistrement avec ou sans la présence du rédacteur.

    > Le style de procès-verbal (intégral, révisé, synthétique...).

    > Les options utiles à ma prestation (mise en page, archivage des PV...).

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  • 2 - ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITÉ

     

    > Avant tout échange de données vous recevez notre engagement de confidentialité.

    > Nos rédactrices et nos rédacteurs sont tenus au secret professionnel le plus strict.

    > Nous n'utilisons pas les noms de nos clients sur nos supports de communication.

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  • 3 - Votre équipe dédiée

     

    Prise de notes et enregistrement : une rédactrice / un rédacteur équipé/e de l'enregistreur approprié.

    > Rédaction : deux rédactrices / rédacteurs. Ils connaissent et comprennent le langage des IRP.

    > Gestion de votre dossier : une chargée de production, votre contact unique, répondra à toutes vos questions.

    B
  • 4 - Transfert de documents

     

    > Nous ouvrons un espace client sécurisé (serveur FTP) accessible depuis resumemo.com.

    > Y sont déposés : l'enregistrement, l'ordre du jour et les documents utilisés en réunion.

    > Ces documents sont supprimés au plus tard 30 jours après la livraison du PV.

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  • 5 - La rédaction de votre PV

     

    > La rédactrice / le rédacteur écoute l'enregistrement et rédige de façon simultanée.

    > En cas de doute sur un propos ou un terme, nous l'indiquons par un commentaire.

    > Nous établissons un glossaire de vos termes techniques et acronymes au fil des rédactions.

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  • 6 - Contrôle qualité


    > Votre chargée de production contrôle la conformité de votre PV (style, orthographe, compréhension).

    > Votre PV est mis en pages selon votre modèle habituel.

    > Le formalisme est intégré : présents/absents, ordre du jour, horaires de début, suspension(s) et fin de séance...

     

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Comment élaborons-nous le procès-verbal de votre réunion paritaire ?

 

Analyse de votre instance et conseils

Lors de notre premier contact, nous discutons ensemble du contexte dans lequel se déroulent vos réunions de comité d'entreprise. Nous évaluons la qualité des relations entre élus et direction, vos priorités, votre utilisation du procès-verbal de CE. À partir de l'analyse de votre besoin, nous vous conseillons sur le style de procès-verbal de CE le plus adapté à votre instance.

 

Gestion de la confidentialité

Nos procédures internes vous permettent de nous confier les données essentielles à la rédaction du procès-verbal de réunion de CE en toute confidentialité.

  • Avant toute coopération et échange d'informations, nous signons et vous remettons notre engagement de confidentialité.
  • Nos rédactrices et nos rédacteurs s'engagent à ne diffuser aucune des informations portées à leur connaissance dans le cadre de l'exercice de leur activité et sont tenus au secret professionnel le plus strict.
  • Les échanges de données entre nous se font via serveurs sécurisés, uniquement accessibles par identifiant et mot de passe personnalisés.

 

Qui rédige ?

La rédaction du procès-verbal de comité d'entreprise est effectuée par une rédactrice ou un rédacteur professionnel habitué des instances représentatives du personnel. Ils connaissent le fonctionnement d'une entreprise, ses règles, la terminologie du dialogue social et ils s'approprient rapidement votre « jargon interne ».

Nos rédactrices et nos rédacteurs sont sélectionnés sur base de tests permettant d'évaluer à la fois la qualité ortho-typographique de leur rédaction, leur niveau de culture générale, leur capacité d'écoute et de compréhension des sujets à retranscrire, leur capacité à s'approprier les sujets.

 

Enregistrement, prise de notes en séance

C'est parce que nous avons le souci de restituer fidèlement les propos des intervenants, sans risque de mauvaise interprétation, que notre agence a fait le choix de la rédaction à partir d'enregistrement  - audiotypie. Cette technique permet de réécouter à froid les passages peu intelligibles, de relever les intonations ou les silences, souvent significatifs, d'offrir le recul nécessaire à une meilleure compréhension, d'être le plus exhaustif et précis possible.

L'enregistrement de votre réunion de comité d'entreprise. Deux possibilités :

  • Vous enregistrez. Dans ce cas vous nous transmettez vos fichiers .mp3 et tous les documents complémentaires utiles à la rédaction (ordre du jour, feuille d'émargement, documents de présentation, etc.) Pour cela, nous ouvrons votre espace client sécurisé accessible depuis redac-ce.fr.
  • Nous enregistrons. Nous détachons une rédactrice ou un rédacteur sur votre lieu de réunion, équipé du matériel d'enregistrement adapté à la taille de votre comité. Au cours de la réunion, la rédactrice ou le rédacteur effectue une prise de notes du déroulé de séance et des interventions et réalise un conducteur permettant, lors de la rédaction, d'attribuer les propos à leurs auteurs, pour ceux qui ne se seraient pas présentés.

 

Quel style rédactionnel pour votre procès-verbal de réunion de comité d'entreprise

  • Le procès-verbal intégral, qui, comme son nom l'indique, restitue l'intégralité des discussions en corrigeant les règles de grammaires et en nettoyant le texte des hésitations. C'est un document complet et exhaustif, qui reprend toutes les interventions en détail.
  • Le procès-verbal révisé, qui restitue les échanges de manière concise. La teneur des interventions est reproduite en respectant la structure de la réunion, en supprimant les redondances et en allégeant la formulation. Les propos sont reformulés afin de mettre en exergue les principaux points de vue et d'écarter les informations plus accessoires.
  • Le procès-verbal synthétique, qui rapporte l'essentiel des débats en les résumant et en faisant ressortir les décisions, les accords et désaccords, les engagements.

 

Le choix du style dépend de votre instance et du contexte. Un compromis entre les deux styles, selon les différents points de l'ordre du jour, est tout à fait réalisable.

 

Comment rédigeons-nous votre procès-verbal de comité d'entreprise ?

En premier lieu, nos rédactrices et nos rédacteurs étudient les documents nécessaires à la compréhension de l'environnement de votre entreprise et de votre prochaine réunion. Ainsi, ils comprendront rapidement les termes que vous emploierez.

La rédactrice ou le rédacteur écoute l'enregistrement et rédige de façon simultanée. Le travail de correction des erreurs de syntaxe et des marques d'hésitation est effectué au fil de la saisie afin de garantir le sens des propos.

Nous procédons si nécessaire, une recherche documentaire. Ce poste fait partie de notre prestation globale et nous permet de contrôler les termes techniques, les abréviations, les sigles, les références et ainsi, de vous restituer un document précis n'exigeant qu'un minimum de corrections de votre part.

En cas de doute sur un propos ou un terme, nous ajoutons un commentaire en marge, en précisant le repère temps sur le fichier audio (hh :mm :ss), afin que vous complétiez ou validiez l'interprétation.

 

Nous respectons fidèlement vos interventions et avec la plus grande neutralité. 

 

Délai

Nous vous fournissons par courriel le procès-verbal au plus tard sous dix jours ouvrés à compter de la date de réception des documents et enregistrements.